Сегодня мы поговорили с Юлией - менеджером проектов CRM о том, как удалось увеличить количество задач на 43% без потери эффективности и отказаться от лишних совещаний.
Как удается держать баланс между хаосом и порядком?
— Мы выстроили четкие процессы с минимально необходимым набором правил, без излишней бюрократии. Используем Kanban для прозрачности работы и быстрого реагирования. Каждый сотрудник понимает свои зоны ответственности и имеет свободу в принятии решений. Если встреча не приносит ценности — она не проводится.
Польза: Четкие процессы и гибкость помогают поддерживать баланс и ускорять работу.
Какие инструменты помогли отказаться от лишних встреч?
— Мы внедрили асинхронные коммуникации: чаты, документирование решений и задачи в таск-трекере. Канбан-доска дает визуализацию задач в реальном времени, что помогает отслеживать статус без встреч. Также у нас есть стандартизированные отчеты и автоматические сводки по проектам — так все остаются в курсе без лишних вопросов. А если встреча все же нужна, она короткая, с четкой повесткой и фиксированными решениями.
Польза: Асинхронные инструменты экономят время и делают процессы прозрачнее, удобнее.
Как не потерять команду, когда нет постоянных созвонов?
— Мы используем регулярные чек-ины в чатах и статус-апдейты. У нас развита культура ответственности: каждый понимает свою роль и может получить помощь, когда нужно. Также мы поддерживаем форматы неформального общения — мемы, тематические чаты. Главное — доверие и самостоятельность, а не контроль.
Польза: Ответственность и доверие внутри команды заменяют микроменеджмент.
Что делать, если проект горит и нужно срочно всех собрать?
— В экстренных случаях созваниваемся, но только с теми, кто реально влияет на решение. Повестка четкая: «Что случилось? Что нужно сделать? Кто за это отвечает?» Главное — разбирать проблему, а не искать виноватых.
Польза: Срочные вопросы решаются по четкому алгоритму, каждый знает, что он должен сделать и делает это оперативно.
Какие встречи всё-таки остаются?
— Мы проводим только те встречи, которые действительно нужны: короткие стендапы, 1:1 с сотрудниками для поддержки и развития, ретроспективы для улучшения процессов, kick-off митинги при старте больших проектов. Всё остальное — в асинхронном формате.
Польза: Короткие встречи строго по делу и с повесткой — максимум продуктивности.
Как к этому привыкли сотрудники?
— Переход был постепенным: мы убирали только те встречи, которые не давали ценности. Объясняли логику изменений — не ради экономии времени, а ради эффективности. Сначала был скепсис, но когда коллеги увидели результат, поддержали.
Польза: Поэтапные изменения принимаются легче, если команда видит их пользу.
Что посоветуете тем, кто хочет уйти от совещаний, но не знает, с чего начать?
— Начните с анализа: какие встречи реально важны, а какие можно убрать? Внедряйте альтернативные способы коммуникации — чаты, таск-трекеры, автоматические отчеты. Прививайте культуру самостоятельности и осознанности. Протестируйте новый подход на одном проекте, а затем масштабируйте его.
Польза: Оптимизация встреч — это процесс, который можно запустить пошагово.
Главное — не просто сокращать встречи, а заменять их работающими инструментами - только тогда процессы становятся эффективнее.
Приходите работать в компанию, где главное это эффективность, а не совещания - актуальные вакансии